Przechowywanie dokumentacji księgowej w większości przypadków trwa 5 lat.
Sprawa inaczej wygląda w kwestii dokumentacji kadrowo-płacowej. Aby jednak wytłumaczyć te różnice należy wyjaśnić czym tak naprawdę są te akta.
Na dokumentację kadrowo-płacową składają się akta dotyczące:
-warunków zatrudnienia,
-orzeczeń sądu pracy,
-umowy o pracę,
-regulaminów premiowania i nagradzania,
-danych pracowników,
-przyznawania odpraw i odszkodowań,
-odpracowanych godzin nadliczbowych.
Na podstawie tych dokumentów pracownik otrzymuje najważniejsze świadczenia pieniężne, takie jak na przykład renta i emerytura.
Mając zatem na uwadze istotność tych akt, trudno dziwić się, że czas przez jaki przedsiębiorca musi je magazynować to aż 50 lat.
Równie ważny jak okres gromadzenia danej dokumentacji jest także sposób w jaki się to czyni.
Dokumentacji tej należy zapewnić najwyższy standard opieki, to znaczy zagwarantować jej ochronę przed kradzieżą, zniszczeniami, uszkodzeniami, a także wglądem osób nieupoważnionych.
Najlepszym miejscem do przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej są firmowe archiwa.
Na rynku istnieją jednak także specjalistyczne firmy, oferujące magazynowanie dokumentów księgowych.
Zapewniają oni całkowite bezpieczeństwo, a także łatwy dostęp do własnych akt.