Prowadzenie akt osobowych pracowników wymaga znajomości aktualnie obowiązujących przepisów oraz praktyk. Dokumentacja związana z działem personalnym, często stanowi przedmiot kontroli PIP czy ZUS. Rok 2019 był rewolucyjny jeśli chodzi o dokumentację działu kadrowo – płacowego.
Przed 2019 roku dokumentację pracowniczą dzieliło się na 3 zasadnicze grupy:
Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
Część B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia,
Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,
W ubiegłym roku prowadzona została nowa kategoria dokumentów:
Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w innych przepisach.
Wcześniej akta pracownicze mogły być przechowywane wyłącznie w formie papierowej. Forma elektroniczna była co prawda dopuszczalna, jednak stanowiła wyłącznie wersję pomocniczą. Od 2019 roku przedsiębiorca sam może zdecydować w jaki sposób chce prowadzić dokumentację swoich pracowników.
Zmianie uległ również okres przechowywania akt pracowniczych. Do roku 2018 dokumenty te musiały być magazynowane przez aż pół wieku licząc od roku następującego po roku, w którym ustał stosunek pracy. Od 2019 roku okres ten został znacznie skrócony. Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 wynosi 10 lat. Dla pracowników zatrudnionych wcześniej nie uległ zmianie.
Ustawodawca daje jednak możliwość ograniczenia czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018. W tym celu pracodawca musi przekazać do ZUS odpowiednie oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA.