Prowadzący pełną księgowość powinni umieć rozróżnić dwa pojęcia: „zdarzenie gospodarcze” oraz „operacja gospodarcza”.
Operacja gospodarcza, a zdarzenie gospodarcze
Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmowane są w księgach rachunkowych i wykazywane w sprawozdaniu finansowym zgodnie z treścią ekonomiczną. Należy pamiętać, że zdarzenie gospodarcze jest pojęciem szerszym niż operacja gospodarcza i może obejmować kilka operacji gospodarczych. Na przykład sprzedaż towaru może uznać za zdarzenie gospodarcze, które obejmuje operacje gospodarcze takie jak: rozchód towaru z magazynu, powstanie należności oraz powstanie zobowiązania z tytułu VAT. Istnieją sytuacje, w których zdarzenie gospodarcze obejmuje jedną operację gospodarczą (np. pobranie gotówki z banku).
Każde zdarzenie w postaci zapisu wprowadzane jest do ksiąg rachunkowych. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Z Ustawy o Rachunkowości wynika, że operacje gospodarcze udokumentowane odpowiednimi dowodami, są księgowane (wprowadzane w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych).
Innymi słowy:
– operacja gospodarcza (zdarzenie) to udokumentowany proces powodujący zmiany w majątku jednostki (wpływa na stan aktywów i/lub pasywów), np. zakup materiałów, zapłata zobowiązania,
– zdarzenie gospodarcze nie powoduje zmian w bilansie, nie stanowi operacji gospodarczej i nie wymaga zaksięgowania, np. zawarcie z pracownikiem umowy o pracę, uzyskanie kredytu w rachunku bieżącym.