Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w formie papierowej przez 50 lat od momentu ustania stosunku pracy. Nawet jeśli dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej, to i tak trzeba je posiadać jako tradycyjne kartoteki. Dopiero po upływie tego czasu mogą zostać zniszczone. Jeśli wcześniej pracodawca ogłosi upadłość lub zostanie postawiony w stan likwidacji, musi wskazać inny podmiot, który będzie przechowywał dokumenty przez wymagany czas.
Pracodawca ma obowiązek wydać dokumentację pracowniczą po upływie okresu przechowywania byłemu pracownikowi, a po jego śmierci uprawnionym członkom rodziny, po udokumentowaniu przez nich pokrewieństwa, albo osobom upoważnionym przez uprawnionych.
Po śmierci byłego pracownika prawo odbioru dokumentacji przysługuje:
- dzieciom własnym, drugiego małżonka i przysposobionym,
- przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom,
- rodzeństwu i innym dzieciom,
- małżonkowi.
Dokumentację prowadzoną w postaci elektronicznej należy przekazać danej osobie za pokwitowaniem, w takiej samej postaci, a gromadzoną w formie elektronicznej na informatycznym nośniku lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.