Nie ma możliwości ewidencjonowania zwrotów towarów bezpośrednio za pomocą kasy fiskalnej, dlatego właściciele firm, w których istnieje możliwość zwrócenia zakupionego towaru, zobowiązani są do prowadzenia tak zwanego zeszytu zwrotów. Służy on do ujmowania zwrotów i uznanych reklamacji powodujących konieczność zwrócenia należności lub jej części, kupującemu.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami zeszyt ten powinien zawierać informację na temat:
– daty sprzedaży towaru lub usługi,
– nazwę towaru / usługi, która umożliwi jej jednoznaczną identyfikację (opcjonalnie może także posiadać dodatkowy opis),
– wartość towaru lub usługi wyrażoną w kwocie brutto oraz wartość podatku należnego,
– dokument potwierdzający sprzedaż,
– datę zwrotu lub reklamacji,
– wartość zwracanej kwoty brutto oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego,
– protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji podpisany przez zwracającego i sprzedawcę.
Treść protokołu nie została ściśle określona w przepisach prawa, w praktyce jednak przyjęło się, że musi zawierać ona numer protokołu, strony transakcji, nazwę towaru/usługi, dokument potwierdzający zakup, przyczynę zwrotu, informację na temat tego czy sprzedawca przyjął zwrot oraz podpisy stron. Dokumentem potwierdzającym zakup nie musi być paragon, może być nim także: faktura, wyciąg z terminala, potwierdzenie transakcji z konta czy specjalne oświadczenie.