Dowody księgowe to dokumenty, które są podstawą dokonanych zapisów w księgach rachunkowych. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości dowody księgowe muszą zawierać:
- rodzaj dowodu,
- numer identyfikacyjny,
- określenie stron, które dokonują operacji gospodarczej,
- opis operacji gospodarczej,
- datę dokonania operacji gospodarczej,
- datę wystawienia dowodu, jeśli jest inna niż data dokonania operacji gospodarczej,
- podpis wystawcy dowodu,
- podpis osoby, której wydano lub od której odebrano aktywa,
- dekretację dowodu oraz podpis osoby odpowiedzialnej.
Dowody księgowe powinny być rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów. Wyróżniamy 7 rodzajów dowodów księgowych:
- zewnętrzne własne – przekazywane kontrahentowi,
- zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
- wewnętrzne – dotyczą operacji wewnątrz jednostki,
- korygujące,
- zbiorcze – służą do dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych, które muszą zostać wymienione w dowodzie zbiorczym,
- zastępcze – wystawia się je do czasu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
- rozliczeniowe – ujmują wcześniejsze zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.