Tag: przechowywanie dokumentacji

 

Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w formie papierowej przez 50 lat od momentu ustania stosunku pracy. Nawet jeśli dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej, to i tak trzeba je posiadać jako tradycyjne kartoteki. Dopiero po upływie tego czasu mogą zostać zniszczone. Jeśli wcześniej pracodawca ogłosi upadłość lub zostanie postawiony w stan likwidacji, musi wskazać inny podmiot, który będzie przechowywał dokumenty przez wymagany czas.

Pracodawca ma obowiązek wydać dokumentację pracowniczą po upływie okresu przechowywania byłemu pracownikowi, a po jego śmierci uprawnionym członkom rodziny, po udokumentowaniu przez nich pokrewieństwa, albo osobom upoważnionym przez uprawnionych.

Po śmierci byłego pracownika prawo odbioru dokumentacji przysługuje:

  • dzieciom własnym, drugiego małżonka i przysposobionym,
  • przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom,
  • rodzeństwu i innym dzieciom,
  • małżonkowi.

Dokumentację prowadzoną w postaci elektronicznej należy przekazać danej osobie za pokwitowaniem, w takiej samej postaci, a gromadzoną w formie elektronicznej na informatycznym nośniku lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej. 

Kategorie archiwalne

W poprzednim wpisie poruszony został temat przechowywania dokumentacji w firmach. Istotnie musi należy przechowywać ją w warunkach nie zagrażających zniszczeniem ani zagubieniem. Warto pamiętać także o czasie, w przez jaki należy ją archiwizować. Właśnie z tym tematem wiąże się ten wpis.

Kategorie archiwalne to grupy, do których zalicza się dane typy dokumentów. Istnieją dwie takie grupy. Pierwsza z nich to kategoria dokumentów, podlegających trwałej archiwizacji. Kategorię tą oznacza się literą A. Zaliczyć do niej możemy zatwierdzone sprawozdanie finansowe, akty notarialne, statuty itp.

Kolejną kategorię archiwalną stanowią dokumenty, podlegające czasowej archiwizacji. Ich oznaczenie to litera B z przyporządkowaną cyfrą, oznaczającą czas ich przechowywania. Wynosi on zazwyczaj 5 lat, lecz w przypadku dokumentacji kadrowo-płacowej jest to aż 50 lat. Wśród tego typu dokumentacji można znaleźć dokumenty, oznaczone symbolem BE5 co oznacza, że po 5 letnim okresie przechowywania, należy je poddać ekspertyzie oraz symbolem BC, co jest oznaczeniem dokumentów manipulacyjnych, niszczonych zaraz po utracie ich wartości użytkowej.