Tag: przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej

 

Prowadzenie akt osobowych w firmie

Prowadzenie akt osobowych pracowników wymaga znajomości aktualnie obowiązujących przepisów oraz praktyk. Dokumentacja związana z działem personalnym, często stanowi przedmiot kontroli PIP czy ZUS. Rok 2019 był rewolucyjny jeśli chodzi o dokumentację działu kadrowo – płacowego.

Przed 2019 roku dokumentację pracowniczą dzieliło się na 3 zasadnicze grupy:

Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
Część B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia,
Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,

W ubiegłym roku prowadzona została nowa kategoria dokumentów:
Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w innych przepisach.

Wcześniej akta pracownicze mogły być przechowywane wyłącznie w formie papierowej. Forma elektroniczna była co prawda dopuszczalna, jednak stanowiła wyłącznie wersję pomocniczą. Od 2019 roku przedsiębiorca sam może zdecydować w jaki sposób chce prowadzić dokumentację swoich pracowników.

Zmianie uległ również okres przechowywania akt pracowniczych. Do roku 2018 dokumenty te musiały być magazynowane przez aż pół wieku licząc od roku następującego po roku, w którym ustał stosunek pracy. Od 2019 roku okres ten został znacznie skrócony. Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 wynosi 10 lat. Dla pracowników zatrudnionych wcześniej nie uległ zmianie.

Ustawodawca daje jednak możliwość ograniczenia czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018. W tym celu pracodawca musi przekazać do ZUS odpowiednie oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA.

Przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej

Przechowywanie dokumentacji księgowej w większości przypadków trwa 5 lat.
Sprawa inaczej wygląda w kwestii dokumentacji kadrowo-płacowej. Aby jednak wytłumaczyć te różnice należy wyjaśnić czym tak naprawdę są te akta.

Na dokumentację kadrowo-płacową składają się akta dotyczące:
-warunków zatrudnienia,
-orzeczeń sądu pracy,
-umowy o pracę,
-regulaminów premiowania i nagradzania,
-danych pracowników,
-przyznawania odpraw i odszkodowań,
-odpracowanych godzin nadliczbowych.

Na podstawie tych dokumentów pracownik otrzymuje najważniejsze świadczenia pieniężne, takie jak na przykład renta i emerytura.
Mając zatem na uwadze istotność tych akt, trudno dziwić się, że czas przez jaki przedsiębiorca musi je magazynować to aż 50 lat.

Równie ważny jak okres gromadzenia danej dokumentacji jest także sposób w jaki się to czyni.

Dokumentacji tej należy zapewnić najwyższy standard opieki, to znaczy zagwarantować jej ochronę przed kradzieżą, zniszczeniami, uszkodzeniami, a także wglądem osób nieupoważnionych.
Najlepszym miejscem do przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej są firmowe archiwa.
Na rynku istnieją jednak także specjalistyczne firmy, oferujące magazynowanie dokumentów księgowych.
Zapewniają oni całkowite bezpieczeństwo, a także łatwy dostęp do własnych akt.