Tag: kategorie archiwalne

 

Kategorie archiwalne

W poprzednim wpisie poruszony został temat przechowywania dokumentacji w firmach. Istotnie musi należy przechowywać ją w warunkach nie zagrażających zniszczeniem ani zagubieniem. Warto pamiętać także o czasie, w przez jaki należy ją archiwizować. Właśnie z tym tematem wiąże się ten wpis.

Kategorie archiwalne to grupy, do których zalicza się dane typy dokumentów. Istnieją dwie takie grupy. Pierwsza z nich to kategoria dokumentów, podlegających trwałej archiwizacji. Kategorię tą oznacza się literą A. Zaliczyć do niej możemy zatwierdzone sprawozdanie finansowe, akty notarialne, statuty itp.

Kolejną kategorię archiwalną stanowią dokumenty, podlegające czasowej archiwizacji. Ich oznaczenie to litera B z przyporządkowaną cyfrą, oznaczającą czas ich przechowywania. Wynosi on zazwyczaj 5 lat, lecz w przypadku dokumentacji kadrowo-płacowej jest to aż 50 lat. Wśród tego typu dokumentacji można znaleźć dokumenty, oznaczone symbolem BE5 co oznacza, że po 5 letnim okresie przechowywania, należy je poddać ekspertyzie oraz symbolem BC, co jest oznaczeniem dokumentów manipulacyjnych, niszczonych zaraz po utracie ich wartości użytkowej.