Tag: faktura VAT

 

Czy trzeba podpisać fakturę VAT?

Wśród przedsiębiorców bardzo często rodzi się niepewność odnośnie tego, czy ich dokumenty prowadzone są rzetelnie, zgodnie z przepisami, a także czy są akceptowane na mocy prawa.
Niepodpisana faktura uznawana jest za prawidłową, gdy posiada wszystkie elementy obowiązkowe narzucone przez rozporządzenie o VAT.

Dane te to:
– data wystawienia,
– kolejny numer faktury nadany w ramach jednej bądź większej ilości serii,
– imię i nazwisko bądź nazwa podatnika oraz nabywcy towarów,
– numer identyfikujący podatnika na potrzeby podatku,
– numer identyfikujący podatnika na rzecz podatku od towarów i usług,
– data dokonania bądź zakończenia dostawy towarów lub świadczenia usług,
– nazwa towaru lub usługi,
– liczba dostarczanych towarów bądź zakres wykonywanych usług,
– cena jednostkowa towaru lub usługi,
– kwoty upustów i obniżek jeżeli takie miały miejsce,
– wartość dostarczonych towarów lub świadczonych usług bez kwoty podatku,
– stawka podatku,
– suma wartości sprzedaży netto,
– wartość kwoty podatku od sprzedaży netto,
– kwota należności ogółem.

Przepisy nie nakładają zatem na podatnika obowiązku podpisywania faktur oraz stawiania na nich pieczątek. Jeżeli wyposażona jest w powyższe informacje wówczas będzie stanowiła podstawę do czynności podatkowych i księgowych.

Ochrona danych osobowych, a faktury

Wraz z wprowadzeniem RODO pojawiło się pytanie o przetwarzanie danych dostępnych na fakturze VAT.

Do wystawiania faktury VAT zobowiązani są przedsiębiorcy, których obrót przewyższa 200 tysięcy złotych w skali roku. Na dokumencie tym należy zamieścić takie informacje jak imię i nazwisko przedsiębiorcy, jego adres oraz dane kontaktowe. Tą to zatem dane, które ustawowo podlegają ochronie.

Ustawa pozwala na przetwarzanie danych osobowych w momencie gdy zaistnieje ku temu podstawa prawna. Do podstaw przetwarzania danych należy zgoda osoby, której te dane dotyczą, a także sytuacje gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy z osobą której dane te dotyczą, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków administratora, a także w momencie gdy przetwarzanie jest konieczne do celów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.

Jako, że na fakturach znajdują się tak ważne dane, programy do ich wystawiania powinny spełniać wysokie wymagania narzucane przez przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

Faktura od osoby niezarejestrowanej w VAT

Otrzymanie faktury VAT nie jest przesłanka do realizacji prawa do obniżenia podatku należnego. Aby podatnik mógł odliczyć podatek VAT po stronie wystawcy musi powstać obowiązek podatkowy z tytułu czynności podlegających opodatkowaniu danym podatkiem. Niewystarczający jest również fakt, iż sama usługa została wykonana, jeżeli nie została ona udokumentowana fakturą przez podmiot zarejestrowany w VAT.

Faktura wystawiona przez podmiot niezarejestrowany jest podstawą do odmowy prawa do odliczenia w przypadku udowodnienia, że odbiorca był świadomy, iż transakcje te wiążą się z przestępstwem popełnionym przez dostawcę bądź inny podmiot, działający we wcześniejszym etapie.

Tak więc niezarejestrowanie dostawcy, towaru lub usługobiorcy jako podatnika VAT nie pozbawia automatycznie prawa do odliczenia VAT. Jednak w przypadku jakichkolwiek wątpliwości odnośnie kontrahenta powinniśmy zachować szczególną ostrożność i przedsięwzięć działania, jakich można było oczekiwać w celu sprawdzenia czy dokonywana przez niego transakcja nie bierze udziału w przestępstwie podatkowym.

Nota korygująca

Notą korygującą nazywamy dokument, który sporządzany jest w sytuacji gdy w fakturze pierwotnej pojawi się błąd związany z oznaczeniem sprzedawcy, nabywcy, usługi bądź towaru.

Dokument ten powinien mieć oznaczenie „NOTA KORYGUJĄCA”, zawierać numer kolejny i datę,
nazwy albo imiona i nazwiska wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i numery NIP. Istotne jest aby zawrzeć w niej także datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi albo datę otrzymania zapłaty, jeżeli jest różna od daty wystawienia faktury. Sporządzający ją musi także pamiętać o tym żeby wskazać treść korygowanej informacji oraz podać treść prawidłową.

Nota korygująca powinna być wystawiana jeśli na fakturze pierwotnej pojawiły się na przykład takie błędy jak:
– niewłaściwe NIP,
– błędny adres sprzedawcy lub nabywcy,
– zła data sprzedaży, odbioru, terminu płatności,
złe oznaczenie towaru lub usługi.

Nie wystawiamy jej natomiast jeśli uchybienia dotyczą:
– ilości i jednostki miary dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
– zwrotu towaru lub zapłaty,
– obniżki lub upustu po wystawieniu faktury,
– błędów rachunkowych.