Tag: dokumentacja księgowa

 

Kiedy sporządza się polecenie księgowania?

Polecenie księgowania oznaczone popularnie skrótem PK jest często stosowanym w księgowości dokumentem. Wystawia się go w bardzo wielu sytuacjach, na przykład gdy nie ma innego dokumentu potwierdzającego operację gospodarczą. Polecenie księgowania wystawia się w szczególności w przypadku:

1) Ujmowania kwot operacji gospodarczych wynikających z różnych zestawień źródłowych dokumentów księgowych.
PRZYKŁAD: ujmowanie wynagrodzeń na podstawie zbiorczego zestawienia miesięcznego list płac),

2) Korygowanie błędnych zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

3) Ujmowania w księgach rachunkowych operacji nie dokumentowanych innymi dokumentami.
PRZYKŁAD: zaksięgowanie naliczonej amortyzacji.

4) Dokonywanie rozliczeń kosztów i przychodów.
PRZYKŁAD: przeksięgowanie zrealizowanych przychodów.

5) Ujmowanie w księgach rachunkowych operacji związanych z zamykaniem i otwieraniem roku obrotowego.
PRZYKŁAD: przeksięgowanie kosztów i przychodów na wynik finansowy.

Kategorie archiwalne

W poprzednim wpisie poruszony został temat przechowywania dokumentacji w firmach. Istotnie musi należy przechowywać ją w warunkach nie zagrażających zniszczeniem ani zagubieniem. Warto pamiętać także o czasie, w przez jaki należy ją archiwizować. Właśnie z tym tematem wiąże się ten wpis.

Kategorie archiwalne to grupy, do których zalicza się dane typy dokumentów. Istnieją dwie takie grupy. Pierwsza z nich to kategoria dokumentów, podlegających trwałej archiwizacji. Kategorię tą oznacza się literą A. Zaliczyć do niej możemy zatwierdzone sprawozdanie finansowe, akty notarialne, statuty itp.

Kolejną kategorię archiwalną stanowią dokumenty, podlegające czasowej archiwizacji. Ich oznaczenie to litera B z przyporządkowaną cyfrą, oznaczającą czas ich przechowywania. Wynosi on zazwyczaj 5 lat, lecz w przypadku dokumentacji kadrowo-płacowej jest to aż 50 lat. Wśród tego typu dokumentacji można znaleźć dokumenty, oznaczone symbolem BE5 co oznacza, że po 5 letnim okresie przechowywania, należy je poddać ekspertyzie oraz symbolem BC, co jest oznaczeniem dokumentów manipulacyjnych, niszczonych zaraz po utracie ich wartości użytkowej.

Przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej

Przechowywanie dokumentacji księgowej w większości przypadków trwa 5 lat.
Sprawa inaczej wygląda w kwestii dokumentacji kadrowo-płacowej. Aby jednak wytłumaczyć te różnice należy wyjaśnić czym tak naprawdę są te akta.

Na dokumentację kadrowo-płacową składają się akta dotyczące:
-warunków zatrudnienia,
-orzeczeń sądu pracy,
-umowy o pracę,
-regulaminów premiowania i nagradzania,
-danych pracowników,
-przyznawania odpraw i odszkodowań,
-odpracowanych godzin nadliczbowych.

Na podstawie tych dokumentów pracownik otrzymuje najważniejsze świadczenia pieniężne, takie jak na przykład renta i emerytura.
Mając zatem na uwadze istotność tych akt, trudno dziwić się, że czas przez jaki przedsiębiorca musi je magazynować to aż 50 lat.

Równie ważny jak okres gromadzenia danej dokumentacji jest także sposób w jaki się to czyni.

Dokumentacji tej należy zapewnić najwyższy standard opieki, to znaczy zagwarantować jej ochronę przed kradzieżą, zniszczeniami, uszkodzeniami, a także wglądem osób nieupoważnionych.
Najlepszym miejscem do przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej są firmowe archiwa.
Na rynku istnieją jednak także specjalistyczne firmy, oferujące magazynowanie dokumentów księgowych.
Zapewniają oni całkowite bezpieczeństwo, a także łatwy dostęp do własnych akt.